档案管理细则-商务指南_商务服务

档案管理实施细则

第一章总则
为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。

第二章公司管理档案的范围及管理权限划分
第一条公司级档案管理范围，由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：
1．司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；
2．公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
3．财务管理、资金贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；
4．政府、项目批文、合同；
5．公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；
6．工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；
7．公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划；
8．公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；
9．公司有效证件、印章；
10．具有法律效力及保存价值的文件；
11．公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
12．本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第二条
部门档案管理范围，由各部门指定专(兼)职文书管理，于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部门级档案文件如下：
1．各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报；
2．部门例会会议纪要；
3．各部门与其相关业务单位函件管理；
4．招投标文件管理；
5．人事劳资档案及信息管理；(人力资源部统一理人事档案)
6．仪器、设备维修保养资料；
7．客户、特约商家资料及信息管理；
8．公司的媒体宣传资料、销售报表；
9．财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。

第三章公司档案管理体制
第三条
公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室，配备专人分管公司主体档案工作。
第四条根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。
第五条公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。
第六条档案管理部门及负责人
1．公司档案管理部门为行政部；
2．公司立档单位为各部门；
3．档案管理责任人：各部门负责人与专(兼)职文书。
4．各部门均应指定专(兼)职文书，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第七条各部门专(兼)职文书的职责
1．了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2．认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每季度末前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3．承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材。

第四章档案管理、归档文件整理
第八条
各部门以公司名义或中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档，抄送行政部档案室备案。
第九条
各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料，收集齐全并加以整理后，送交专(兼)职文书集中统一归卷。
第十条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
第十一条归档时限
各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。
第十二条归档文件的整理
1．归档材料必须是办理完毕的正式材料。
2．归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。
3．
归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。
4．
不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
5．
卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6．整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
7．
归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。
8．
案卷整理的幅面应以a4纸为准(210mm*297mm),材料过窄或小于a4幅面的粘贴在a4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按a4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。
9．归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。
10．归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。
11．存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件)，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。
12．文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文件的原貌。
第十三条归档文件的移交
1．
档案室对于日常抄送副件进行登记，并依据登记情况于每季度末定期与部门文员办理文件档案的交接手续。接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份，写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间,交接双方要签名。移交清单由移交部门与档案室各自存档。
2．
移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。行政部档案室逐一核对后，对电子文档进行整理保存。存档后，电子文档之文件名，更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文档的，电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。
第十四条档案的保管
1．防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；
2．
公司应有场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

3．每年须定期对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

第五章档案名称、编号
第十五条档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
第十六条
档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
第十七条
档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第十八条档案编号原则
1．公司内归档文件的档号结构为“全宗号—类别号—年度—保管期限—文件类型--盒号—件号”。
2．每一归档文件首页前附上《归档文件封面》。(见附2)
3．每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、登录。
4．档号的表示方式如下：商管公司abcccc-de-f(g)-00 -00
1) “商管公司”表示文档归属公司名称，即全宗号
2) “ab”表示文档归属部门名称，即类别号。如：行政类、营运类、策划类等等。
3) “cccc”表示文档的归属年份，指文件中所指问题所在年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2005。
4) “de”表示保管期限。如：长期、二年。
5) “fg”表示类型名称（大类/小类）。例如：营运部月报，招商进度表，会议记录等等。
6) “00 – 00”表示文件档号。即盒号、件号。
5．新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序，以此来编列档号。
6．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
7．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

第六章档案的编目与装盒
第十九条
归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容发、页数、日期、经办人、存档地点等项目(见附件4)
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